FAJAR.CO.ID, MAKASSAR - Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Selatan lakukan Sosialisasi Pengelolaan Kearsipan dan Alih Media Arsip pada pengelola arsip di Kanwil dan 33 Unit Pelaksana Teknis (UPT) Sulsel secara daring, Selasa (19/04/2022).
Hadir sebagai narasumber Sub Koordinator Pengelolaan Pengarsipan Inaktif, Biro Umum Sekjen, Emon A. Kohar dan dipandu oleh Kasubag Kepegawian, TU, dan Rumah Tangga Kanwil, Andi Rahmat.
Emon mengatakan, pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan degan tahapan: penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.
Pada tahap penciptaan arsip, fokus perhatian pada kesesuaian tata naskah dinas yang yang berlaku,
mekanisme pengklasifikasian, penomoran, dan konteks isi surat , batas tepi, jenis huruf, kepala surat dan kaki surat. Begitu pun dengan sistem keamanan dan hak akses arsip: sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan terbuka.
Lanjut Emon, menerangkan kategori arsip: 1.) Arsip aktif, arsip yang frequensi penggunaanya
masih sering digunakan mendukung tugas pokok dan fungsi, 2.) Arsip inaktif, arsip yang frequensi penggunaanya jarang dan ditempatkan di Ruang Record center, dan 3.) Arsip vital, arsip yang
keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui dan tidak dapat tergantikan
Pada kegiatan ini ditekankan langkah-langkah alih media arsip vital dan arsip permanen sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis. Diketahui dengan alih media arsip, pelestarian arsip terjamin dan akses terhadap arsip yang telah dialih mediakan menjadi lebih mudah.
