Pada kesempatan yang sama, Kabag Umum Basir mengapresiasi kepada jajaran Tim Arsiparis Kanwil yang telah mengikuti pengelolaan kearsipan yang dimulai dari tahap inventarisasi arsip, alih media arsip, dan ke tahap digitalisasi arsip beberapa waktu lalu. “Itu telah kita selesaikan sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan. Telah kita laporkan juga kegiatannya sesuai tahapan dari target kinerja yang ditetapkan oleh Kemenkumham” kata Basir.
Basir kemudian meminta kepada seluruh Tim Arsiparis Kanwil agar dalam rapat ini, dapat menyamakan persepsi berkaitan dengan arsip di masing-masing divisi yang akan diusulkan pemusnahkan.
Senada dengan diatas, Kasubbag Kepegawaian dan Rumah Tangga Andi Rahmat mengajak seluruh jajaran Tim Arsiparis Kanwil untuk mempedomani Peraturan Menteri Hukum dan HAM (Permenkumham) No 54/2016 Tentang Perubahan Atas Permenkumham No 35/2013 Tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia.
Rahmat mengakui bahwa saat ini, sudah banyak arsip yang tersimpan di gudang Kanwil. Hal ini yang menyebabkan terjadi penumpukan dokumen arsip yang tentunya menjadi kesulitan bagi pihaknya untuk mengelolanya. Oleh karena itu, Rahmat meminta kerjasama seluruh Tim Arsiparis Kanwil bersama dengan Pemilik Dokumen Arsip untuk menginventarsir apakah dokumen arsip tersebut masih dipakai atau dimusnahkan.
Adapun untuk pelaksanaan teknis, Fitriani, salah satu pegawai dari Subbag Kepegawaian dan Rumah Tangga mengajak seluruh divisi untuk menginventarisasi arsip-arsip yang akan dimusnahkan. Selanjutnya, dilaporkan kepada Bagian Umum selaku Tim Kearsipan Kanwil untuk menilai bahwa berkas arsip tersebut siap dimusnahkan.
